quarta-feira, 10 de abril de 2013

Sua semana com um dia a mais - Dicas para economizar tempo com a organização pessoal


Preparamos um especial para otimizar seu tempo e ganhar mais 24 horas por semana para curtir a família. Hoje, otimize a sua organização pessoal

Fernanda Carpegiani




Cooperativa informal de pais 
Ganhe: 2 horas ou mais 
Quem tem filhos se entende. E também se ajuda. Reúna pais com os quais você tem afinidade e proponha uma cooperativa informal. Em uma troca de favores, dá para fazer esquema de caronas e revezar dias em que as crianças durmam na casa de um e de outros, por exemplo. A professora Christina Borten, 33 anos, mãe de Theo, 8, e Leonardo, 5, faz esses combinados com outras duas mães há dois anos. “Uma delas leva todas as crianças todos os dias e, duas vezes por semana, vai ao clube depois da aula – então já leva o Theo e o Leo junto.” Quando a escola pede algum material extra, também vale combinar de só um pai comprar para todas as crianças, e depois os outros pagam, claro! 

Faça listas 
Ganhe: 1 hora 
Essa dica é antiga, mas pode virar uma pegadinha se não for aplicada corretamente. Cuidado para não fazer uma “lista de frustração”, ou seja, elencar uma infinidade de tarefas que você acha que precisam ser feitas e não conseguir concluir metade delas. “A lista deve ser de planejamento, e não de afazeres. Pense em três dias para frente e deixe sempre tempo para imprevistos”, sugere o consultor de gestão do tempo e produtividade Christian Barbosa, um dos maiores especialistas do Brasil nessa área e pai de Gabriel, 18 anos, e Miguel, 7. Primeiro, escreva tudo o que precisa fazer. Dessa lista enorme, selecione apenas o que é mais importante, e pulverize o resto pelos dias seguintes. E faça uma coisa de cada vez, para que seu cérebro fique focado naquilo. “Eu lavo as roupas na terça-feira e passo tudo na quinta. As rotinas diárias (lavar louça, passar pano) faço à noite ou antes de sair para trabalhar”, explica a auxiliar de Recursos Humanos Iara Sousa, 24 anos, mãe de Fábio, 3. Uma dica: brincar com seu filho, descansar e sair para jantar também entram na agenda. 

Terceirize uma tarefa (sem culpa!) 
Ganhe: 3 horas ou mais 
Então você não gosta de cozinhar? Ou não consegue de jeito nenhum levar e buscar seu filho na escola? Tudo bem, não precisa se sentir mal porque não está apto a fazer algo, seja porque não pode ou porque não quer. Ninguém é capaz de fazer tudo! Ainda assim, é possível terceirizar tarefas sem se descuidar delas. Comprar comida congelada orgânica e sem conservantes ou contratar um ótimo serviço de condução escolar são bons exemplos. 

Mais produtividade no trabalho 
Ganhe: até 3 horas 
É possível, sim, otimizar suas tarefas no trabalho e conseguir sair a tempo de aproveitar o fim do dia com os seus filhos, como ensina o consultor de gestão do tempo e produtividade Christian Barbosa: 
Tenha controle do seu dia – Sabe aquelas listas que falamos antes? Faça-as também para as tarefas do seu trabalho. 
Antecipe ao máximo – Sempre que possível, não espere a prioridade virar urgência para fazê-la. Quanto mais antecedência, mais flexibilidade na hora de definir o momento certo de execução. Adiar uma prioridade para um momento de melhor performance pessoal dentro do prazo estipulado é ótimo, o problema é quando você precisa fazer agora porque é o limite da entrega. 
Negocie prioridades antes de serem urgências – Se você sabe que algumas prioridades dependem de terceiros, não espere que eles se lembrem na última hora. Você não pode mudar o planejamento dos outros, mas o seu pode inferir na produtividade de toda a equipe. Mande pequenos e-mails de lembrete ou de oferecimento de ajuda para relembrar a tarefa. 
Converse com seu chefe – Quando receber uma tarefa e estiver com outras pendentes, negocie com seu superior. Você pode dizer: “Estou com essas missões na semana, o que você acha que deve ser priorizado?”. 

Momentos possíveis 
Ganhe: 30 minutos 
Há dias em que você mal consegue tempo durante o expediente para fazer xixi. Da mesma forma, existem outros mais tranquilos, quando é possível dar um telefonema para resolver alguma coisa rápida, como marcar uma consulta no pediatra. Tenha sua lista de tarefas sempre à mão nesses momentos e aproveite para tirar essas pequenas tarefas da frente. O mesmo vale para aquele tempo que você passa na sala de espera do dentista ou pediatra... 

Férias Duplas 
Ganhe: mais disposição para tudo! 
Tirar um mês inteiro de férias parece uma delícia, mas se você parar para pensar, depois disso terá que esperar um ano inteiro para descansar de novo. Se for negociável no seu trabalho, tente intercalar as férias em diferentes momentos do ano, e tire duas semanas por vez, de preferência em janeiro e julho. Para os seus filhos vai parecer que sempre é tempo de férias ao seu lado! Você vai ter mais possibilidade de recarregar as energias e pode se tornar mais produtivo. 

Mantenha a calma 
Ganhe: economia de rugas e de muitos cabelos brancos 
Sim, é isso mesmo. Já reparou que quando você está estressado demora o dobro de tempo para fazer o que é preciso? A tranquilidade faz as coisas fluírem. Se você sentir que está sobrecarregado, respire fundo e tire um tempo para reorganizar a cabeça. “Chega uma hora em que a gente fica esgotado. É preciso parar, respirar fundo algumas vezes e dar um jeito de diminuir o ritmo, para não ultrapassar o seu limite. Não temos o controle do tempo, mas temos o controle de nós mesmos”, finaliza a consultora Sueli da Rocha, da Franklin Covey.

Fonte: Revista Crescer

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